التصنيف: التخطيط الإستراتيجي

راقب أداء شركتك في خلال خمس دقائق أسبوعيا فقط

(لوحة التحكم للإدارة العليا Top Management Dashboard)

من خلال عملي كإستشاري موارد بشرية وجدت أن من أكبر المشاكل التي تواجه رائدي الأعمال وخصوصاً في مرحلة النمو Growth Stage هي :

كيفية متابعة وتقييم أداء العمليات والأنشطة الداخلية بكل سهولة وبدقة بالغة مهما كبر حجم المؤسسة .

 عندما كانت المؤسسة صغيرة كانت عملية الرقابة لا تشكل أي أزمة أو مشكلة بالنسبة لصاحب المشروع سواء كانت رقابة على المؤشرات المالية أو أداء العاملين أو مستوى رضا العملاء ولكن عندما تزداد حجم المنشأة يوماً بعد يوم سواء في حجم العملاء أو الموظفين أو الإيرادات أو التكاليف يتحول الأمر إلى ضغط عصبي كبير ويمثل أكبر وأثقل مهمة يومية فتشغل كثير من وقته  الذي كان من المفترض أن يُستغرق في التفكير الاستراتيجي بما يتعلق بـ:

•  كيفية تحسين المنتج أو الخدمة
•  فتح أسواق جديدة
•  تصميم منتجات أو خدمات جديدة
•  دراسة المنافسين  

كل ذلك لن يستطيع أن يفعله وهو منغمس في متابعة أنشطة التشغيل اليومية لحظة بلحظة.

والمفاجأة وبرغم من كل هذا الإنغماس والوقت والجهد المبذول لا يستطيع رائد الأعمال أن يراقب ويقييم أداء المؤسسة بشكل صحيح لأنه لم يضع الأساس السليم لعملية الرقابة والتقييم المستمر لأداء الشركة. 

الحل :

قمت بتصميم خدمة استشارية باسم (لوحة التحكم للإدارة العليا Top Management Dashboard) تساعد المشاريع والمنشأت الصغيرة والمتوسطة في عملية الرقابة والتقييم من خلال إعداد لوحة عدادات تشبه لوحة قائد السيارة يستطيع رائد الأعمال متابعة أداء المؤسسة من خلال لمحة سريعة لا تستغرق سوى خمس دقائق يعرف من خلالها :

الإنحرافات في المبيعات أو الأرباح أو التكاليف ليس هذا وحسب ولكن تحدد بدقة بالغة المنتجات التي حققت أعلى من المستهدف والتي لم تحقق ونسبة الانحراف في كل منتج ومقداره .

يتم ذلك من خلال إعداد بطاقة الأداء المتوازن Balanced Scorecard و إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs  للمؤسسة ككل.

من خلال لوحة التحكم الخاصة بالإدارة العليا  Top Management Dashboard  تستطيع:

• مراقبة أداء الشركة من خلال لمحة سريعة لا تستغرق أكثر من خمس دقائق أسبوعياً.
• تحديد مدى تقدمك نحو تحقيق أهدافك
• تحديد مقدار الانحراف
• تصحيح الإنحرافات حتى لو كانت بسيطة وبأسرع وقت ممكن
• التحسين والتطوير المستمر في أداء المؤسسة
• توفير الوقت والجهد المبذول في عملية الرقابة اليومية
• تحديد الموارد البشرية والمادية المطلوبة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية
• معرفة الثغرات الحقيقة في العمليات الداخلية التي تعوقك عن تحقيق أهدافك

لمزيد من المقالات عن مؤشرات الأداء الرئيسية :

https://hrgoals.net/2016/07/21/خمس-خطوات-لإعداد-مؤشرات-الأداء-

https://hrgoals.net/2016/07/30/ثلاث-مؤشرات-هامة-لصناعة-منصة-التقارير/

https://hrgoals.net/2017/07/13/أسهل-الطرق-لإعداد-بطاقة-الأداء-المتوا/

يعتبر نظام بطاقة الأداء المتوازن الذي قام به كابلن ونورتن Kaplan – Norton عام 1992 نقلة نوعية في تفعيل الإدارة الإستراتيجية حيث أنها تعمل على تحويل الأهداف الإسترايجية إلى سلسة من الأهداف الفرعية القياسية المترابطة مع بعضها البعض  في مختلف جوانب المشروع (المالية – العملاء- العمليات الداخلية- التعلم والنمو)   بما يضمن تحقيق نظام راقبة وتقييم كمي يعكس الأداء الحالي للشركة ومدى تقدمها نحو تحقيق أهدافها الاستراتيجية .

المالية:

تسعى جميع الشركات إلى تعظيم الربحية (العائد على الاستثمار)  و لا تسطيع فعل ذلك إلا بـ :

1- زيادة الإيرادات   

 والإيرادات تعني (عدد الوحدات المباعة × سعر الوحدة المباعة) يعني ذلك إذا أردت أن تزيد إيراداتك إما أن تزيد عدد الوحدات المباعة أو تزيد سعر الوحدة ولكن الأمر ليس بمنتهى السهولة لإنك من الممكن أن تزيد عدد الوحدات ولكن لا تستطيع بيع هذه الوحدات ويحدث تكدث في المخازن نهايك عن تكلفة إدارة المخزون من مكان وعاملين ومراقبين  ….الخ. فيتحول هدفك لزيادة إيراداتك إلى خطوات فعلية إلى زيادة تكاليفك من غير أن تشعر فلذلك تم ربط هذا المؤشر بمؤشر العملاء لكي لا تنتج شئ ولا يباع وتتكلف الشركة مصاريف التخزين والتوالف الناتجة عن سوء عملية التخزين .

ولو ذهبنا إلى قطاع الشركات الخدمية إذا أرادت زيادة المستفيدين من الخدمة بزيادة الفروع على سبيل المثال سوف يتطلب هذا زيادة العاملين وزيادة الميزانية التسويقية فقد يتحول أيضا هدفك إلى زيادة إيراداتك إلى زيادة تكاليفك فالابد من اعتبار جميع الإيرادات في إعداد الأهداف .

أما الحل الثاني بزيادة سعر الوحدة هذا ليس بالأمر الهين لأنه معروف في الأقتصاد كلما زاد السعر قل الطلب علاقة عسكية معروفة فلابد أن تتوقع حجم الطلب بدقة في حالة زيادة السعر  وتعطي إجابة على سؤال هل في حالة زيادة السعر وقل حجم المبيعات هل سوف نحقق الزيادة المطلوبة من الإيرادات ؟

ولكن من المتعارف عليه أن هناك نوعان من المنتجات :

منتج حساس للسعر وهي المنتجات الاستهلاكية  فإنها تتأثر بشدة في زيادة السعر حتى لو قروش بسيطة.

منتج غير حساس للسعر وهي منتجات شريحة الطبقة الغنية فحتى لو قل الطلب سوف يقل بمعدل بسيط.   

ماعليك إلا أن تضع في هذا الجانب من البطاقة رقم يمثل إما نسبة زيادة الإيرادات أو رقم محدد على سبيل المثال:

أن تزيد نسبة الإيرادات 10 % عن العام الماضى أو أن تصل الإيرادات خمسة مليون دولار سنويا

  2- تقليل التكاليف

تسعى كثير من الشركات إلى تقليل التكلفة ولكن يجب مراعاة عدم تأثير ذلك على جودة الخدمة أو المنتج المباع.

ماعليك إلا أن تضع في هذا جانب من البطاقة رقم يمثل إما نسبة تقليل التكلفة المطلوبة أو رقم محدد على سبيل المثال:

تقليل التكلفة بنسبة 20% عن العام الماضي أو أن تصل الشركة إلى تخفيض التكاليف إلى مائة ألف دولار في خلال عامين.

العملاء :

لكي تتمكن الشركة من تحقيق أهدافها المالية من زيادة الإيرادات لابد أن تعمل على جذب عدد كبير من العملاء فلابد أن نعمل على تحويل الهدف المالي إلى أهداف بيعية تتعلق بحجم العملاء المطلوب لأجل تحقيق ذلك فلو افترضنا أن

والذي يستطيع تحويل الهدف المالي إلى أهداف تسويقية ومبيعية هي إدارة المبيعات والتسويق طبعا بمساعدة مدير الموارد البشرية الذي يساهم في صياغة هذه الأهداف بشكل الصحيح.

  فالعميل يمكن تقسيمه إلى :

Lead        ——————        Buyer

1. عميل محتملLead   هو من يتصل بك أو يزورك أو يسمع عنك ولكن لم يأخذ قرار الشراء .
2. مشتري Buyer هو من قام بالشراء بالفعل.

فالابد أن يمر العميل على أول مرحلة  lead  لكي يصبح Buyer  فواجب على مدير المبيعات أن يضع مؤشرا أو بمعنى أدق Target   للأول مرحلة  Lead  ثم  هدف لـ Buyer .

نستطيع أن نحسب Conversion Rate  من عميل محتمل إلى مشتري :

200.000÷1000.000  =20%

فنحن في المثال السابق تم تحويل الهدف المالي إلى حجم عملاء (المشترين) ثم تحويل حجم العملاء إلى  عدد العملاء المحتملين Leads الذين يجب أن يصل إليهم أنشطتنا التسويقية والبيعية.

 ثم لكي تصل إلى  عدد المشترين لابد أن تحافظ على رضا العملاء ثم تقليل الوقت الزمني الخاص بالإستجابة للعميل سواء كان لإستلام المنتج أو الرد على الاستفسارات والشكوى.

سوف نتكلم في المقالة القادمة عن باقي جوانب بطاقة الأداء المتوازن (العمليات الداخلية- والتعلم والنمو)

 يرجى الاشترك في:

ورشة أونلاين

إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية في إدارة الموارد البشرية   محتوى الدورة والتسجيل على الرابط التالي: 

إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية في إدارة الموارد البشرية

“الرؤيا والمهمة والقيم “  (Vision- Mission- Values) ثلاثة مصطلحات تُذكر في علم السلوك التنظيمي (Organization Behaviour) وتتكرر كثيراُ في المنظمات سواء هادفة للربح أو غير هادفة, دون أن نفهم بوضوح معنى كل كلمة وما مدى أهميتها بالنسبة للمؤسسة؟ وكيفية صياغتها بشكل إحترافي وصحيح.

فلذلك قمت بعمل تلك المقالة لنتحدث بمشيئة الله تعالى عن :

1. ما مفهوم كلاُ من “الرؤيا والمهمة والقيم”؟
2. ماهي أهميتهم بالنسبة للمؤسسة ؟
3. كيفية إعدادها بشكل إحترافي؟
4. نماذج تطبيقية من شركات .

1. ما مفهوم كلاُ من “الرؤيا والمهمة والقيم”؟

الرؤيا Vision: عبارة عن حلم أو هدف طويل الأجل لا يقل عن خمس سنوات للإجابة عن سؤال :

ما سوف تكون عليه الشركة بعد خمس سنوات أو عشر سنوات من الآن؟

إطلق لخيالك العنان لترى بعد خمس سنوات:

• ما هو ترتيب شركتك من بين المنافسين؟ الأول – الثاني——-الخ أو من ضمن العشر الأول…..الخ.
• هل ستصبح Brand Name  ذو علامة تجارية؟
• كم سيبلغ حجم مبيعاتك من السوق Market Share؟ 30% أو 50% 80%………….الخ.
• هل ستصبح شركتك من أفضل الشركات الجاذبة للكفاءات من العنصر البشري؟ بمعنى أدق هل سيرغب كل موظف بارع ومبتكر ونشيط لدى الشركات المنافسة في العمل عندك؟
• ما الذي سوف  تقدمة  من قيمة مضافة إلى عملائك سواء كانت خدمة متميزة أو منتج مبتكر؟
• ما الذي يميزك عن المنافسين ليجعلك في مصاف الشركات الرائدة في المجال؟
• كم سيبلغ عدد فروعك داخل وطنك أو خارجها؟
• كم سيبلغ عدد العاملين في الشركة؟
• كم ستبلغ أرباحك؟ 
• كم سيبلغ عدد منتجاتك أو خدماتك؟
  
• ما سوف يكون دور شركتك في خدمة مجتمعك؟ من تعليم الشباب – تقليل نسبة البطالة – الراعي لكل عالم وباحث ومبتكر- . الإنفاق على البحث العلمي -إنشاء مؤسسات خيرية للأيتام أو لعلاج الأمراض المزمنة أو الخطيرة . إلى غير ذلك بما يعود على وطنك ومجتمعك بالنفع.

قم بعمل إجابة لكل ذلك للوصول إلى صياغة احترافية للرؤيا ولتطلع عليه باستمرار ليكون لك حافز ودافع لتحقيق حلمك بعد خمس سنوات من تأسيس مشروعك ولتبني بتلك الرؤيا خططك التنفيذية من الآن من أجل الوصول إليه .

كيفية صياغة الرؤيا؟

الرؤيا عليك أن تعد جملة تعبر عن هدف ولا تعبر عن مهام أو أفعال للوصل إليه.

على سبيل المثال : أن تكون من أوائل الشركات في صناعة….كذا……….  ….. أو أفضل شركة ….أو من ضمن الشركات الرائدة في تصدير …..أو أن تكون شركة عالمية في …………….

ولابد أن تكون جملة الرؤيا مختصرة جدا ولا تزيد عن 10 كلمات لتسهل حفظها .

المهمة (Mission):  تعبر عن المهام الرئيسية التي تقوم بها الآن وذلك من أجل الوصول إلى رؤيا أو  حلم المؤسسة.

كيفية صياغتها :

لابد  أن تكون جملة توضح المهام التي سوف تقوم بها على سبيل المثال:

نسعى إلى تقديم —————, ——– , نوفر ——————نعمل على————– , من خلال كذا سنبذل——

و لتكن  إجابه عن:

1. من أنت (مجال الشركة)؟
2.  من هم عملائك؟
3. لماذا قمت بأتسيس هذا المشروع (الميزة التنافسية, أو القيمة المضافة التي سوف تكون في منتجك أو خدمتك التي تميزك عن الآخرين؟

على سبيل المثال :  شركة  (*****) للاستشارات الإدارية

1- مجال الشركة : تقديم خدمات استشارات إدارية .

2- عملائهم: هم الشركات الصغيرة والمتوسطة.

3-  القيمة المضافة هي تقديم خدمة استشارات إدارية متميزة بسعر مناسب لهم. 

إذا سوف تكون المهمة:

“نسعى لتقديم خدمات استشارات إدارية متميزة  للشركات الصغيرة والمتوسطة بسعر مناسب بما يحقق نُموهم بشكل سريع وثابت.”

ولابد أن تكون جملة المهمة مختصرة ولا تزيد عن 20 كلمة.

ملحوظة هامة: قد يطلق على المهمة لفظ الرسالة مع تحفظي على ذلك لأن ترجمة “Mission” تعني مهمة وليست رسالة.

القيم (Values):

هي مجموعة  الأسس والمبادئ الأخلاقية والدينية والعملية  التي تؤمن بها الشركة وتعتبرها بمثابة الدليل والمرشد للسلوك ومن خلالها تحدد للمؤسسة  عادة الصواب من الخطأ وتحكم العلاقة بين :

• الشركة والموظفين. (العدالة- الثقة – الأمانة- الصدق- احترام الوقت- احترام  زملاء العمل- لا للغيبة )
• الشركة والعملاء. (المصداقية – احترام العملاء- الوفاء بالعقود…..الخ)

أهميتة:“الرؤيا والمهمة والقيم “  (Vision- Mission- Values)

1- رؤيتك تمثل هدفك وبالتالي فهي حجر الأساس في التخطيط الذي يعتبر من أحد وظائف الإدارة.

2- المهمة تمثل الطريق إلى هدفك فنستطيع من خلال جملة المهمة أن ننشأ أهداف تشغلية قصيرة المدى . كالمثال السابق شركة الإستشارات الإدارية :

“نسعى لتقديم خدمات استشارات إدارية متميزة  للشركات الصغيرة والمتوسطة بسعر مناسب بما يحقق نُموهم بشكل سريع وثابت.”

فكلمة “متميزة” —-تعني وضع معايير وأهداف للخدمة المتميزة لكل إدارة بالمؤسسة:

إدارة الموارد البشرية :

• التميز في إختيار أفضل العناصر البشرية .
• التميز في وضع سياسات الأجور والحوافز للوصول إلى جذب والإبقاء على أفضل العناصر البشرية المتميزة .
• التميز في إعداد نظام لتقييم الأداء وإدارته للوصول إلى التميز في الأداء.
• التميز في إعداد خطط التدريب الفعال للوصول إلى التميز في الخدمة المقدمة.

إدارة المبيعات:

• التميز  في العمل بروح الفريق لتحقيق الهدف المطلوب .
• التميز في إرضاء العميل وإكتساب ولائه.
• التميز في المصداقية .

إدراة العمليات:

• التميز في سرعة الإستجابة للعميل.
• التميز في جودة المخرجات .
• التميز في الإلتزام بخطة تسليم الخدمة للعميل.

تعتبر الأمثلة السابقة مجموعة أهداف قصيرة لكل إدارة تمثل قاعدة الهرم التي سوف نبني عليها  الخطط التشغيلية فنحنا جميعا إنطلقنا من نقطة إعداد المهمة Mission.

وكلمة “سعر مناسب“—–تعني عمل مسح بشكل دوري في السوق لأسعار المنافسين وتقديم سعر مناسب للعملاء المستهدفين. فعمل المسح وتحديد السعر المناسب يعتبر هدف قصير المدى لابد أن تعمل عليه.

جملة “بما يحقق نموهم بشكل سريع وثابت” —-معيار إذا كنت نجحت فيما قدمته من خدمة أو لا. فهي تمثل هدف  ومعيار نجاح أو معيار للتميز في الخدمة في حد ذاته.

فتعتبر بمثابة هدف قصير الإجل نسعى إليه للوصول إلى خدمة تحقق ذلك للعميل.

جملة مختصرة لم تتعدى 20 كلمة  استخلصنا من خلالها مجموعة من الأهداف التي يجب علينا السعي دائما لتحقيقها تقود كل أنشطة الشركة والعاملين للوصول إلى تلك الأهداف.

2- القيم كما قلنا سابقاً فهي تمثل مبادئ أخلاقية أو دينية أو عملي تكون بمثابة مرشد للسلوك الذي يجب أن نحتكم إليه في تعامل الشركة مع موظيفها وفي تعامل موظيفها مع العملاء.

نستطيع أن نخرج بقيم من عبارة المهمة السابقة علي سيبل المثال:

1- التميز في الأداء.

2- التميز في إرضاء العميل.

3- التميز في إدارة الوقت.

4- التميز في الجودة.

5- الأمانة .

نماذج تطبيقة من شركات ومؤسسات: 

 مواني أبو ظبي —-رابط الموقع من هنا

الرؤيا:

أن نصبح الشركة المفضلة في مجال تقديم خدمات متكاملة ذات مستوى عالمي للموانئ والمناطق الصناعية.

تعليق: جملة تعبر عن هدف طويل المدى ولكن يجب أن تكون مختصرة أكثر من ذلك.

المهمة :

• أن نعزز أعمال التجارة البحرية من خلال الإدارة الفعالة للموانئ والأصول والخدمات المتكاملة؛ الترويج لأبوظبي كمركز ريادي للتجارة؛ إنشاء علاقات طويلة المدى مع المتعاملين؛ وزيادة القيمة للمساهمين.

تعليق: لاحظ “نعزز -ترويج -إنشاء – زيادة” كلها مهام لتحقيق الرؤيا لتصبح الشركة المفضلة في مجالها.

القيم:

• الاستجابة الفعالة
• التعاون
• الأمن والسلامة والاستدامة
• الابتكار والتميز
• النزاهة

بعد ما تكلمنا في آخر مقالة في التخطيط الإستراتيجي عن KPI وعملية الرقابة  لقراءة المقالة السابقةاضعظ هنا.

لكل مستوى إداري تقارير الخاصة به تقارير الإدارة العليا—- تقارير الإدارة الوسطى———تقارير إدارة التشغيل .

سنركز في هذا المقال عن التقارير الخاصة بالإدارة العليا لأن الرؤيا الإستراتيجية نابعة منها وهي تريد أن ترى مدى تحقق تلك الأهداف لحظة بلحظة لتدخل العاجل في حالة وجود أي إنحراف عن المخطط .

من هنا نشأت فكرة إعداد منصة تقارير (Dashboards) لأن من خلال الإطلاع عليها نتأكد من مدى إلتزام جميع الإدارات بالخطط الإستراتيجية الموضوعة لتحقيق أهدافها.

وعدم وجود تلك التقارير تضيع الإدارة العليا في ظل تقارير كثيرة لا يستيطعون تحليلها وتشغلهم المشاكل التشغيلية والظروف البيئة الخارجية المتغيرة عن التركيز على أهداف استراتيجية محددة لابد من مراقبتها بشكل دوري ومستمر لتدخل عند الحاجة وعدم تفاقم المشكلة أكثر فأكثر.

نبدأ على بركة الله …..,,,,

كل مؤسسة يكون هدفها الإستراتيجي أن تكون من أفضل الشركات في مجالها ولا يتحقق ذلك الإ:

• بتعظيم الربحية لآن الربحية تقود إلى ——
• التوسع ثم تقود إلى————
• الإنتشار ثم تقود إلى———–
• أن تكون علامة تجارية         (Brand name).

من هنا نطلق في إعداد منصة التقارير (Dashboards) تركز على الربحية ولإعداد ذلك نسأل سؤال بسيط لكنه عميق : ما الذي يؤثر في الربحية بشكل مباشر؟

عاملان يؤثران على الربحية بشكل مباشر

1. عدد الوحدات المباعة أو الخدمة المباعة: علاقة طردية كلما زادت الوحدات المباعة زادت الربحية والعكس صحيح.
2. التكاليف : علاقة عكسية كلما زادت التكاليف قل الربح والعكس صحيح.

من خلال ذلك نضع أيدينا على أهم العناصر التي يجب أن تحتوي عليها منصة التقارير الخاصة بالإدار العليا:

1- منصة تقارير للمبيعات(Sales Dashboards)

 2- منصة تقارير للتكاليف (Expenses Dashboards)

3- منصة تقارير الربحية (ROI Dashboard)

1- منصة تقارير للمبيعات(Sales Dashboards)

شاشة تراقب حجم المبيعات المطلوب وما تم تحقيقه كما في النموذج التالي:

• الهدف تحقيق إجمالي مبيعات 180000 وحدة سنويا ثم يتم توزيع 180000 على 12 شهر لعمل تقارير مراقبة شهرياً نسبة الإنحراف تعكس مدى التزام الإدارات بالهدف المطلوب سواء كان سلباً كما في الجدول الأول سالب 22% أو إيجاباً كما في المثال الثاني تم تحقيق نسبة 106%.
• الإنحراف = الأداء الفعلي – الهدف
• نسبة الإنحراف = الإنحراف – (1)

ملحوظة هامة:

لابد أن يتم تقسيم الأهداف السنوية على شهور السنة لإعداد تقارير مراقبة ومتابعة شهريا للتدخل السريع والعاجل لمعالجة أسباب الإنحراف وتجنب حدوث ذلك في الأشهر الباقية من السنة .

2- منصة تقارير التكاليف (Expenses Dashboards)

الإدارة العليا تراقب تكاليف المؤسسة من خلال منصة تقارير.

على سبيل المثال مؤشر يراقب التكاليف الخاصة برواتب العاملين بالمؤسسة  :

الهدف: ألا تزيد رواتب العاملين بالمؤسسة عن 5% من إجمالي التكاليف.

نلاحظ في المثال السابق, أن تكلفة الرواتب زادت إلى 7% ولذلك انحرفت عن الهدف والتكلفة زادت بنسبة 40%.

الأداء الفعلي= إجمالي رواتب العاملين/ إجمالي التكاليف

نسبة الإنحراف =الأداء الفعلي/ الهدف – (1)

تستطيع أن نعد نفس التقارير في باقي الإدارات مثل:

* المشريات نسبة تكاليف الخامات من إجمالي تكلفة المنتج.

*إدارة الإنتاج كنسبة تكاليف المنتجات المعيبة من إجمالي التكاليف.

3- منصة تقارير الربحية (ROI Dashboard)

مؤشر الربحية : العائد على الإستمثار Return on Investment

شاشة تراقب ربحية الشركة بمعنى أدق هو إجابة عن السؤال “إذا تم إنفاق دولار واحد في المشروع كم سيربح؟ “

وعن طريقها تقوم الإدارة العليا بإجراءات تصحيحة إما بزيادة المبيعات أو تقليل التكلفة للوصل إلى نسبة الربحية المطلوبة من المشروع .

على سبيل المثال : الهدف أن يكون العائد على الإستثمار 25% في السنة  “كل دولار واحد مصروف سوف يجني 25 سنت في العام “تخيل لو أودعت المال في البنك كم سيتراوح العائد من 10% إلى 13% تقريبا , كل دولار سيجني 10سنت أو 13 سنت في العام فلابد أن تزيد نسبة العائد من المشروع عن النسبة التي يعطيها البنك للمودع.

العائد على الأستثمار =  صافي الربح \ إجمالي الاستثمار

ROI = Net Profit /Investment = $135,000/$900,000 = 0.15

مقدمة: ها نحنا قد وصلنا بفضل الله إلى آخر مقالة في مقالاتنا عن التخطيط الإستراتيجي وهي الرقابة الإستراتيجية .

وتعتبر من أهم أسباب فشل المؤسسات في الإدارة الإستراتيجية  يرجع إلى أن الإدارة العليا يبذلون كثير من الجهد في سبيل إعداد التحليل البيئي SWOT Analysis ثم صياغة الخطة الإستراتيجة  ثم إعداد خطة عمل ولا يبذلون أي جهد في عملية الرقابة والتأكد من سير العملية التشغيلة وفقا للخطط الموضوعة من أجل الوصول إلى الهدف الإستراتيجي للمؤسسة.

عملية الرقابة تعتبر من أحد وظائف الإدارة وتعني تقييم الأداء الفعلي ومقارنته بالأهداف المخططة (جدول خطة العمل) ثم اتخاذ الإجراءات لتصحيح أي انحراف عن المخطط.

متطلبات عملية الرقابة الإستراتيجية :

• إعداد جدول خطة العمل انظر المقالة السابقة “ Action Plan “—- فمن غير خطة العمل لن نستطيع تنفيذ عملية الرقابة فهي تعتبر الأساس لمرحلة الرقابة.

• إعداد المؤشرات القياسية (KPI)  Key Performance Indicators وهي دلالة قياسية تشير إلى الأداء الفعلي لمقارنته بالهدف المطلوب Target.

*دعائم  المؤشرات القياسية

لابد أن ترتكز المؤشرات على:

 1- أهداف سمارت (Objectives SMART)

• محدد Specific .
• قابل للقياس Measurable .
• قابل للتحقيق Achievable.
• ذو صلة Relevant.
• محدد الوقت Time Based.

2- مقاييس (Measurements)

مثال تطبيقي: رأت إحدى الشركات أنها تطمح أن تكون من أحسن الشركات في تصدير منتجاتها الغذائية            Goal  لا يصلح أن يكون نقطة إرتكاز لإعداد مؤشرات قياسية  .

* الإرتقاء بجودة المنتج : ومن أجل الوصول لذلك نقوم بإعداد الأهداف التالية:

1- أهداف  Objectives SMART:

• جودة المعدات والآلات—–Specific
• تحديد مواصفات الماكينات المطلوبة للحصول على الجودة العالية —–Measurable  .
• لابد أن تكون مواصفات تلك الماكينات ذو صلة بالماكينات التي تنتج فقط منتجات الشركة–Relevant
• أن تكون الماكينات بتلك المواصفات المطلوبة يمكن شراءها ————Achievable .
• تحديد الوقت اللازم———— Time Based

* لإعداد المواصفات المطلوبة.( 2/2016 )* لتوفير السيولة لشراء الماكينات (3/2016)

* لإختيار المورد والتعاقد (5/2016 ) * لشحن وتركيب وتشغيل الماكينات. (8/2016 ).

2- أهداف  Objectives SMART:

• الحصول على شهاد الأيزو 90001 – 22000 —–Specific
• المواصفات القياسية لشهادة الأيزو —–Measurable .
• أن تكون شهادة الأيزو متوافقة مع الصناعة الخاصة بالشركة لذلك تم اختيار الأيزو 22000 لأنها خاصة بإدارة سلامة الغذاء — ––Relevant
• أن تكون قادرين على الوفاء بمتطلبات شهادة الأيزو المطلوبة والسيولة اللازمة لتنفيذ ذلك ——-Achievable .
• تحديد الوقت اللازم للحصول على الشهادة (ديسمبر 2016) .———— Time Based.

مراحل إعداد مؤشرات الأداء القياسية

مثال عملي:

على سبيل المثال:

تم استقبال عدد 1000 طلب من العملاء تم استجابة 850 طلب في خلال ساعة .

المطلوب تحديد نسبة الأداء الفعلي وتحديد الإنحراف عن الهدف المخطط.

الأداء الفعلي= عدد العملاء الذين تم الإستجابة لهم خلال الساعة ÷ إجمالي طلبات العملاء

                                                        850          ÷       1000       = 85%

الإنحراف = الأداء الفعلي – الهدف المطلوب

                  85%  – 90%= – 5% تم الإنحراف عن الهدف المطلوب بنسبة سالب 5%

تعتبر ذلك نقطة انطلاق من الإدارة لعمل إجراءات عاجلة  لتصحيح هذا  الإنحراف.

على سبيل المثال:

بلغ إجمالي المبيعات عام 2015 قدره 250000 ج.م  وتم تحقيق مبيعات عام 2016 قدره 300000 ج.م

 المطلوب تحديد نسبة الأداء الفعلي وتحديد الإنحراف عن الهدف المخطط.

الأداء الفعلي= إجمالي المبيعات عام 2016– إجمالي المبيعات عام  2015/إجمالي المبيعات عام 2015

300000 –  250000 ÷250000  = 20%

الإنحراف = الأداء الفعلي – الهدف المطلوب

                  20%  – 12%= 8% تم تحقيق الهدف بأكثر من 100%.

ولمزيد من المعلومات يرجى الاشترك في:

دورة إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية في إدارة الموارد البشرية

  محتوى الدورة والتسجيل على الرابط التالي: 

إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية في إدارة الموارد البشرية

مفهوم تطبيق الإستراتيجيات

تحويل الخطة الإستراتيجية إلى فعل  Action Plan  ووضع الإستراتيجيات موضع التنفيذ.

ولتنفيذ الخطة الإستراتيجية للمؤسسة لابد من الإجابة على أربعة أسئلة : What – How- Who- When

الجدول التالي هو نموذج لخطة عمل تجيب على هذه الأسئلة… لتحميل الملف ِاضعظ هنا 

تتطلب عرض الشرائح هذه للجافا سكريبت.

بإعداد هذا الجدول (Action Plan ) نستطيع أن نتمكن من التعرف على مسئوليات ومهام كل إدارة في المؤسسة والوقت اللازم لتنفيذ كل مهمة وذلك من أجل الوصول إلى الهدف الإستراتيجي للمؤسسة.

فعلى سبيل المثال : إدارة الموارد البشرية  مسئولة في هذه المرحلة عن :

1. تعيين خمس أفراد من رجال الببع في شهر يناير 2016.
2. تعيين خمس أفراد آخرين من رجال البيع في شهر 6/2016.
3. إعداد خطة الموارد البشرية اللازمة لتشغيل خط الإنتاج الجديد شهر 8/2016.
4. تعيين العمالة اللازمة لتشغيل خط الإنتاج الجديد حتي نهاية شهر 9/2016.
5. استقطاب وإختيار مدير البحوث والتطويرفي موعد أقصاه 9/2016.

ويمكن عن طريق النموذج السابق أن ننشأ جدول خاص لكل إدارة لتسهيل عملية الرقابة والمتابعة.

صور تطبيق الإستراتيجيات

• تحديد الأهداف السنوية – النصف سنوية – الربع سنوية – الشهرية- اليومية.
• وضع أو تعديل الهيكل التنطيمي .
• استحداث أو الغاء إدارات أو أقسام أو وظائف .
• تعيين أو إقالة مديري الإدارات.
• تعيين أو تقليل العمالة.
• تدريب وتطوير العاملين.
• إعداد سياسات وإجراءات للموارد البشرية .(التعيين –التقييم – الرواتب والأجور…الخ)
• إعداد سياسات والإجراءات الخاصة بكل إدارة (سياسة وإجراءات المشتريات الداخلية والخارجية).
• إعداد الموزنات المالية.
• إعداد الخطط التنفيذية الخاصة بكل إدارة (مبيعات- إنتاج- موارد بشرية – مالية..الخ).
• توزيع الموارد.

مراحل تطبيق الإستراتيجيات

وسوف نتكلم بمشيئة الله تعالي عن أخر مرحلة في التخطيط الإستراتيجي وهي الرقابة الإسترتيجية.

وكيفية إعداد المؤشرات الأداء القياسية KPI

تكلمنا في المقالة السابقة على تحليل البيئة الدخلية من تحديد عناصر القوة والضعف من حيث :

1- نقاط القوة والضعف على مستوى فكرة المشروع نفسه . لقراءة المقالة من هنا..……………………………

سوف نتكلم اليوم بمشيئة الله تعالي عن :

الخطوات العملية لمعرفة نقاط القوة والضعف على مستوى الإدارات بالمؤسسة.

تعريف عام أي جانب يدعم ويساعد المؤسسة للوصول إلى أهدافها نعتبره نقط قوة داخل الإدارة .

وبالعكس أي جانب يعوق أو يوقف تقدم المؤسسة اتجاه هدفها يعتبر نقطة ضعف داخل الإدارة.

مثال تطبيقي:

قررت شركة أن يكون هدفها الرئيسي General Goal  هو إرضاء العميل وزيادة ولائه.

الأهداف الفرعية: حسن استقبال وضيافة العميل , المصداقية مع العميل , تقديم منتج ذو جودة عالية, السعر العادل, سرعة الاستجابة للعميل, تقديم تسهيلات في السداد , عمل سياسة الإسترجاع…… الخ.

نظر رئيس مجلس الإدارة إلى الأهداف الفرعية ولاحظ الآتي:

*يتميز رجال المبيعات بمهارة اتصال عالية وحسن تعامل مع العملاء —————نقطة قوة في:

• إدارة الموارد البشرية في التعيين والتدريب
• أو في إدارة التسويق والمبيعات في التنظيم والمراقبة.

*عدم جودة المواد الخام الذي تسببت في إنتاج كثيرمن المنتجات المعيبة وزادت نسبة المرتجعات ———

نقطة ضعف في:

• إدارة الجودة والمشتريات
• أو في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة لشراء مواد خام عالية الجودة.

*جودة المنتج التام منخفضة ———–قد تعني نقطة ضعف في::

•  إدارة الإنتاج في عدم الرقابة الجيدة على عملية الإنتاج.
•  إدارة الموارد البشرية في عدم إنشاء نظام تقييم وإدارة الأداء وعمل نظام التدريب اللازم للكوارد البشرية لرفع كفاءة الأفراد ومن ثم جودة المنتج.
• أو نقطة ضعف في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة الكافية في شراء ماكينات حديثة وإحلالها مكان الماكينات القديمة .

*تلف أوإهدار كلأ من المواد الخام والمنتج نقطة ضعف في: 

• إدارة المخازن في المحافظة عليهم في مكان آمن.

*البطئ الشديد في الإستجابة للعملاء نقطة ضعف في:

•  إدارة الإمداد Supply Chain

*إرتفاع سعر المنتج تعنينقطة ضعف في جميع الإدارات فيما يتعلق بــ:

* زيادة تكلفة العاملين إما مرتبات عالية أعلى من السوق أو زيادة القوى العاملة عن المطلوب نقطة ضعف في:

•  إدارة الموارد البشرية في عدم وضع نظام لإدارة الرواتب والأجور وفي عدم التخطيط للموارد البشرية.
• زيادة تكلفة المواد الخام———– نقطة ضعف في إدارة المشتريات.

*طول العملية الإنتاجية مما يؤدي إلى زيادة التكلفة …………. نقطة ضعف في:

• إدارة الإنتاج.

كيفية تحديد نقاط الضعف داخل مشروعك ومعرفة الإدارات المسئولة عن ذلك ؟

1- تحديد هدف استراتيجي Strategic Goal——— إرضاء العملاء وزيادة ولائهم.

2- تحديد الأهداف الفرعية Objectives  حسن معاملة العملاء, السعر العادل , الجودة المتميزة , تسهيلات في السداد, المصداقية, سرعة الإستجابة للعملاء……………..الخ

3- تحديد نقاط الضعف : الأهداف الفرعية تمثل نقاط قوة داخل المنشأة وعكسها تمثل نقاط ضعف مثل:

السعر المرتفع , الجودة الردئية , عدم وجود تسهيلات بخلاف المنافسين, عدم وجود مصداقية ….الخ

4- من المسئول من الإدارات عن كل نقطة من نقاط الضعف.

5- ما هو نطاق المسئولية ؟

مثال توضيحي:

نقطة ضعف: سعر مرتفع —— تعوق الوصول إلى الهدف الإستراتيجي (إرضاء العميل) .

المسئول : إدارة الموارد البشرية

نطاق المسئولية: عدم وضع نظام لإدارة الرواتب وعدم التخطيط للموارد البشرية مما أدي إلى زيادة الرواتب وتعيين عمالة زائدة ——–قاد ذلك كله إلى زيادة تكلفة القوى العاملة بالمؤسسة ومن ثم زيادة سعر المنتج.

وقد يكون المسئول عن نقطة الضعف عدة إدارات وليست إدارة واحدة فلابد حينئذ من تحديد نطاق مسئولية كل إدارة عن نقطة الضعف هذه.

كيف تحول نقاط الضعف إلى قوة وتحافظ وتدعم نقاط قوتك في كل إدارة ؟

هذا ما سنعرفه في المقالة القادمة بإذن الله.

تحدثنا في المقالة السابقة عن أهمية التخطيط الإستراتيجي للمنظمة …..لقراءة المقالة الأولى من هنا….أهمية التخطيط الإستراتيجي للمنظمة..

سوف نتحدث اليوم بمشيئة الله تعالي عن أول مرحلة لصناعة الهدف الإستراتيجي وهي

”  SWOT Analysis“تحليل البيئة.

تحليل البيئة هي معرفة ودراسة البيئة المحيطة للمنظمة سواء كانت داخلية أوخارجية.

فهي ليست غاية في حد ذاتها ولكن وسيلة للوصول إلى صياغة أهدف إستراتيجية سليمة في المستقبل.

كتحليل الدم : فإن فصل ودراسة عناصره الأساسية تعتبر وسيلة للتشخيص السليم ووضع خطط العلاج المستقبلية للمريض.

ولذلك دعنا نتكلم عن :

• دارسة العناصر الأساسية للتحليل البيئي.
• التشخيص :تحديد عناصرSWOT الخاصة بالمؤسسة .
• وضع خطط العلاج: أي وضع الأهداف اللازمة لمرحلة صياغة الإستراتيجيات .

مرحلة دارسة العناصر الأساسية للتحليل البيئي

تحليل البيئة الداخلية:

• مناطق القوة (Strengths) :

تمثل أى جانب يدعم ويزيد أرباح المنظمة ويمثل ميزة تنافسية بحيث يتيح للمؤسسة من زيادة حصتها السوقية واكتساب ولاء  ورضا أكبر للعملاء>

• مناطق الضعف (Weaknesses):

يمثل أي جانب يؤثر على أرباح المنظمة بالسلب ويؤثر على بقائها وتوسعها في السوق.

التشخيص: أين توجد عناصر القوة والضعف داخل المنشأة ؟

1- على مستوى فكرة تأسيس المشروع         

 2-على مستوى الإدارات بالمؤسسة.

• على مستوى فكرة تأسيس المشروع أي السبب الأساسي في وجود مشروعك وهو ما تقدمه من منتج أو خدمة كمنشأة تأسست على فكرة تقديم خدمة مبتكرة لا يوجد من يقدمها تعتبر بذلك عنصر قوة أو تقدم منتج يوجد آلآف المنافسين يعتبر ذلك نقطة ضعف .

مثال حالة عملية واقعية 1 : شركة كانت تعمل في مجال التبريد منذ عشرون سنة وتم تصنيع ثلاجات وفريزرات العرض لسوبر الماركت الكبيرة والصغيرة  وليست للإستخدام المنزلي ولم يكن هناك منافس في ذلك الوقت ففتح لها التعامل مع كبرى الشركات العالمية لتوريد ثلاجات العرض فحققت أرباح هائلة فتح لها باب توسع حتى أنشأت مصنعين .——————(فكرة المشروع وعدم وجود منافس نقطة قوة).

مثال حالة عملية واقعية 2:

قامت مؤسسة مهر للتطبيق السحابي بتقديم خدمة فريدة من نوعها في الوطن العربي بتقديم برامج لإدارة الرواتب عن طريق السحاب يوفر لأي مؤسسة الوقت والجهد والمال يمثل ذلك نقطة قوة لها.

(فكرة مشروع فريد مبتكر في الوطن العربي نقطة قوة )

قبل  البدء في أي مشروع ابحث عن نقطة قوة أو معني أدق ميزة تنافسية لك بفكرة المشروع نفسه وذلك عن طريق :

• تقديم منتج مبتكر . (اللي سبق أكل النبق)
• تقديم منتج ولا يوجد منافس.
• تقديم منتج له قليل من المنافسين والطلب يتزايد عليه يوما بعد يوم.
• تقديم منتج أوخدمة بسعر أقل من المنافسين بجودة مقبولة. (Samsung)
• تقديم منتج بجودة أعلى من المنافسين حتى لو بسعر أعلى منهم (I Phone).
• تقدم تسهيلات في الدفع لا يقدمها المنافسون.
• سرعة الإستجابة للعميل :المنافس يقدم الخدمة بعد طلبها بشهر ولكن أنت سوف تقدمها بعد الطلب بأسبوع.
• قرب المؤسسة من المستهلك مثال : أردت أن أقوم بعمل تصميم وبرمجة أحد المواقع وتم مراسلة شركة وقامت بالإتصال بي وتكلمنا في كافة التفاصيل ولكن حينما قال لي أنه في 6 أكتوبر لم أذهب له حتى الآن لإتمام الصفقة و ذلك بسبب بعد المكان .
• تقديم خدمة ما بعد البيع والمنافسون لا يقدمون ذلك أو يقدموها بجودة أقل.

الميزة التنافسية )نقاط القوة( تكمن في : الإبتكار ,  الجودة , السعر ,الإستجابة للعميل, التفرد, قرب مؤسستك أو منافذ البيع من المستهلك…..الخ.

فإن العناصر السابقة تمثل في حد ذاتها أهداف استراتيجية تختار المؤسسة ما يناسبها ثم تعمل على تحقيقها بإنشاء خططتها التشغيلية والتسويقية والمالية والبشرية.

فإن عدم وجود ميزة تنافسية (نقاط قوة) تمثل بذلك نقطة ضعف في المنشأة ينتج عن ذلك إما خسارة المؤسسة وتلاشيها في السوق بشكل سريع كظهور البرق واختفائه أو نموها بشكل بطئ جدا.

ومن أمثلة نقاط الضعف على مستوى فكرة تأسيس المشروع :

1- تقديم خدمة أو منتج عادي بوجود منافسين قدامى.

2- أسعارك عالية جدا.

3- جودتك ردئية حتى لو سعرك أقل من المنافسين .

4- تقديم منتج وليس عليه طلب في السوق أو طلب ضعيف.

5- منتجك لا يتميز بشئ مقابل ما يقدمه المنافسون أي أنت والمنافسون في الميزان متساون.

6- منتجك يحتاج إلى خدمة ما بعد البيع ولا توفر ذلك.

7- البطئ في استجابتك للعميل .

8- اختيارك لشريحة من العملاء تمثل فئة قليلة من حصة السوق.

وسوف نتكلم إن شاء الله في المقالة القادمة عن:

•  الخطوات العملية لمعرفة نقاط القوة والضعف على مستوى الإدارات بالمؤسسة.
•   وكيف تحول نقاط الضعف إلى قوة وتحافظ وتدعم نقاط قوتك في كل إدارة ؟
• وماهي الفرص وكيفية استغلالها ؟
• وماهي التهديدات التي تحيط بمؤسستك وكيف تحول التهديدات إلى فرص؟