الشهر: سبتمبر 2016

تكلمنا في المقالة السابقة “اضغط هنا” عن الطرق الغير كمية لتحليل المعروض من داخل المنظمة، وسوف نتكلم بمشيئة الله عن الطرق الكمية المستخدمة في تحليل المعروض من داخل المنظمة.

طرق كمية Quantitative  Methods

تحليل دوران العمالة Turnover Analysis

هي عبارة عن تحديد نسبة العاملين التاركين للعمل لأي سبب (استقالة – وفاة- فصل- عجز ….الخ) للتنبؤ بالإحتياجات المطلوبة من القوى العاملة لسد العجز الناتج عن ترك الخدمة.

على سبيل المثال:

إذا كان معدل دوران العمل 12% ،فإن هذا معناه أن هناك احتمال أن يترك العمل 12 عامل من كل 100 عامل تم تعينه ، فإذا كان تحليل الإحتياجات 100 عامل فلابد أن تعيين 12 عامل إضافياً لموجهة دوران العمالة المتوقع.

المعادلة :

 

ولحساب متوسط عدد العاملين (عدد العاملين أول الفترة + عدد العاملين آخر الفترة ÷ 2)

مثال تطبيقي :

نسبة دوران العمالة في شركة اكس  الفترة من 1-1-2010حتى 31-12-2010.

بداية الفترة: عدد العاملين في المصنع  —————30 عامل.

آخر الفترة:عدد العاملين في المصنع  —————50 عامل.

عدد تاركي العمل في تلك الفترة——————————- 10 عاملين.

           

وتعني هذه النسبة أنه كلما تم توظيف 100 من العمال سوف يترك العمل 25 عامل.

النقاط الرئيسية لإعداد تقرير دوران العمالة:

• حساب معدل دوران العمالة وفقا للمعادلة السابقة.
• الأسباب وراء ذلك (من خلال سؤال العاملين المستقلين أو المديرين…الخ)
• الحلول المقترحة لتقليل معدل الدوران.
• خطة عمل لتطبيق الحلول .

مثال عملي :

بفرض أن قسم (أ) في شركة سمارت تم تقدير كمية الإنتاج 60000 وحدة  في العام القادم وبعد دارسة الوقت تبين أن العامل ينتج متوسط 5 وحدات يومياً وأن العامل يعمل 300 يوم في السنة  مع العلم بأن معدل دوران العمل السنوي لهذا القسم دائما يصل إلى 5 % .

فما هو عدد العمالة المطلوبة لإنتاج الكمية المخططة ومواجهة دوران العمالة؟؟

الحل :

 إنتاجية العامل في السنة: 5 ×  300 = 1500 وحده

 60000÷1500 = 40 عامل وذلك يمثل عدد العمال المطلوبين لإنتاج الكمية المتوقعة.

العمالة المطلوبة لمواجهة دوران العمل:

40 × 5%    =      2 عامل

إجمالي العمالة المطلوبة 40+2= 42 عامل.       

فوائد حساب معدل دوران العمل ( أو معدل ترك الخدمة ) :

1. التنبؤ بعدد العاملين الذين سيتركون الخدمة خلال العام القادم وبالتالي يمكن التعرف على احتياجات القوى العاملة المطلوبة لسد فجوة ترك الخدمة.
   
2. التعرف على مدى انخفاض الرضا والروح المعنوية لدى العمال

يعتبر ارتفاع معدل دوران العمل مؤشرا على عدم رضا العاملين عن المؤسسة التي يعملون فيها.
3- التنبؤ بالخسائر المتوقعة نتيجة ارتفاع  معدل دوران العمالة .

خسائر مباشرة مثل ما يتطلب ترك العمل من مصاريف لتدريب البديل وتكاليف إحلال تارك العمل، وما يتطلبه من صرف على إجراءات التعيين الطويلة خاصة للمؤهلات والمهارات العالية وكذلك تكاليف المرحلة الانتقالية التي يتم فيها التأقلم مع غياب العامل المتمكن من العمل وانتقال مسؤوليته إلى موظف جديد، وهناك خسائر غير مباشرة مثل الخسائر في الإنتاج بسبب تكرار أخطاء العمل لنقص المهارة والتدريب وانخفاض مستوى الأداء وتكاليف ساعات العمل الإضافي غير الضرورية.

كما يترتب على  ارتفاع معدل دوران العمل خسائر أخرى بخلاف الخسائر المادية التي أشرنا إليها آنفا يأتي في مقدمتها تحول هذه الكفاءات للعمل لدى الشركات المنافسة، وكل شركة أيا كان مستوى حجمها تعلم جيدا مدى الضرر الذي يمكن أن يصيبها من جراء هذا الانتقال، فالخسائر لا تقف عند خسارة المؤهلات والمهارات التي يتمتع بها هؤلاء العاملون، بل قد تمتد إلى خسائر أشد تأثيرا نتيجة للانكشاف الذي يطول الأسرار المهنية والخطط الإستراتيجية التي شارك الموظفون في إعدادها أو اطلعوا عليها بحكم وظائفهم، فتجتمع على الشركة خسارتان خسارة الكفاءات وخسارة أسرار العمل وهاتان الخسارتان لا تقدران بثمن لعظم تأثيرهما في الشركة.

 

وسوف نتحدث في المقالة القادمة بميشئة الله عن أسلوب سلسلة ماركوف   لتنبؤ بالمعروض من داخل المنظمة.

 

 

 

تحدثنا في المقالة السابقة عن تخطيط الموارد البشرية “تحليل الطلب” لقراءة المقالة اضغط هنا. وسنتكلم إن شاء الله تعالي عن ” تحليل أو التنبؤ بالمعروض” Supply Analysis.

تحليل أو التنبؤ بالمعروض داخل المنظمة:

1- طرق غير كمية Non Quantitative  method

1. مخزون المهارات HR Skills inventories

بعد ما تم تحديد ودارسة المطلوب من القوى العاملة في الوقت الحالي وفي المستقبل نأتي لمرحلة النظر إلى المعروض من القوى العاملة داخل المنظمة وذلك عن طريق استخدام مخزون المهارات.

وهي عبارة عن قاعدة بيانات للموظفين تحتوي على بيانات دقيقة عن :

الخبرات:

• عدد سنوات الخبرة في مجال الوظيفه.
• المناصب التي شغلها في حياته المهنية وعدد السنوات في كل منصب.

 المهارات:

• مهارات الغة ( انجليزي- فرنسي- ألماني…..الخ ).
• مهارات الحاسب الآلي (برامج معينة كاستخدام الأتوكاد للرسامين) مهارات تحليليه – مهارات إشرافية- مهارات شخصية……….الخ).

المعرفة:

• الدارسة الأكاديمية مثلاً ” بكالوريوس تجارة- قسم محاسبة”
• دورات تدريبية متخصصة مثلاً “دورة اكسل متقدم—أو  دبلومة إعداد المحاسبين” أو Revit  بالنسبة للمهندسين.
• دورات تدريبية عامة “لغة انجليزية – مهارات شخصية soft skills  – حاسب الآلي “ICDL”.

سجل تقييم الأداء:

وتشمل ما حصل عليه الموظف في تقييماته السابقة بشكل إجمالي أو فيما يتعلق بكل عنصر من عناصر التقييم على سبيل المثال:

• جودة العمل.
• مهارات الإتصال.
• المبادرة وتحمل المسئولية.
• مهارات إشرافية.
• الإنضباط والإلتزم.

وتوافر تلك البيانات  تفيد مديري الإدارت وخاصة مدير الموارد البشرية في معرفة المعروض داخل المؤسسة كماً وكيفاً وتساعدهم  في تحديد إذا كان التعيين سوف يكون من داخل المنظمة وذلك عن طريق عملية النقل أو الترقية أو سيكون التعييين من خارج المنظمة في حالة عدم توافر المهارات والكفاءات المناسبة للوظائف الشاغرة من داخل المؤسسة .

2- خطة التعاقب الوظيفي Succession Planning 

وتعتبر الطريقة الثانية المستخدمة في التنبؤ بالمعروض من داخل المنظمة وقد تكلمت عنها في مقالة سابقة
للإطلاع عليها اضغط هنا.

سوف نتحدث بمشيئة الله تعالى عن الطرق الكمية لتحليل المعروض من داخل المنظمة (تحليل دوران العمالة- وكيفية إعداد التقرير الخاص به) .

سأستعرض لكم اليوم بمشيئة الله نموذج تطبيقي بعنوان ” مؤشر أداء قياسي للمهام” يصلح هذا النموذج لجميع المؤسسات سواء كانت صناعية أم خدمية فهي تقيس مدى تنفيذ المهام المكلف بها الموظف في الوقت المحدد والجودة المطلوبة كما أنها تسهل عملية الرقابة للمدراء وتعتبر أساس لتقييم و إعداد نظام حوافز ومكافئات للعاملين المتميزين.

إجراءات تطبيق النموذج: 

1. يطلب المدير  في نهاية كل أسبوع من جميع العاملين أن يقوموا بتسجيل المهام المكلفون بها في الأسبوع القادم والوقت اللازم لإنجاز كل مهمة.
2. بعد تسجيل المهام الأسبوعية يقوم كل موظف بمراجعة المهام والوقت اللازم لإنجاز المهام مع رئيس القسم أو المشرف .
3. يقوم رئيس القسم بمراجعة المهام مع المدير .
4.  توقيع كل من الموظف ورئيس القسم ثم الإعتماد النهائي من مدير الإدارة.
5. يحتفظ الموظف بالنموذج لتسجيل وقت إنتهاء المهمة الفعلي في الخانة المخصصة لذلك.

شرح النموذج:

1- “المهمة” لا بد أن تكون محددة وقابلة للقياس مثل كلمة ” ترصيد الإجازات” لا تصلح أن تكوم مهمة قابلة للقياس ولكن يمكن أن تعدل ” فتصبح تسجيل عدد …. من الإجازات.  أو تسجيل جميع إجازات قسم …….أو إدارة…… . يسجل في هذا النموذج المهام المخططة من الأسبوع السابق.

2- “الوزن” يعكس أهمية وصعوبة كل مهمة عن الأخرى فيعطى وزن من 1—-إلى—–5 ، يعطى رقم 1 للأقل أهمية ———- ثم يعطى رقم 5 للأكثر أهمية ثم يعطى رقم 3 لمتوسظ الأهيمة …..وهكذا. 

ملحوظة : الذي يقوم بتحديد وزن كل مهمة هو رئيس القسم بالتنسيق مع مدير الإدارة فمن الأفضل تسجيل كل مهام العاملين بجميع وظائفهم في ملف يسجل فيه درجة وزن كل مهمة .

3- “الجودة” تعكس جودة المخرج أو جودة المهمة المنفذة من قبل الموظف ويعطى الجودة من 0 —إلى–3 فرقم 3 تعبر عن جودة متميزة ، والذي يقدر جودة المهمة الرئيس المباشر.

4- “النقاط”  يتم حساب النقاط وفقا للآتي:

• عند إنتهاء المهمة في الوقت المحدد —-يتم إعطاء الموظف 2 نقطة.
• عند التأخر في تنفيذ المهمة عن الوقت المحدد يتم إعطاء الموظف 2- (سالب 2) عن كل ربع ساعة تأخير.
• عند تأخر الموظف لأسباب خارجة عن إرادته كنقطاع الكهرباء مثلا ،تكتب في الملاحظات ويعطى 2 نقطة.

5- “الدرجة الإجمالية”  = عمود النقاط × عمود الوزن × عمود الجودة

• نفترض أن الموظف أنهى المهمة في الوقت المحدد = 2 نقطة 
• وكان وزن المهمة = 3
• وكان جودة المهمة المنفذة = 1

الدرجة الإجمالية : 2 × 3× 1= 6 

مثال آخر:

• نفترض أن الموظف تأخر في إنهاء المهمة ربع ساعة  = 2 – نقطة 
• وكان وزن المهمة = 3
• وكان جودة المهمة المنفذة = 1

الدرجة الإجمالية : 2- × 3× 1= 6 – (سالب 6) 

نقوم في نهاية اليوم بتجميع كل الدرجات الإجمالية ثم نقوم بتجميع درجات كل يوم من أيام الأسبوع ثم نقوم بتجميع درجات كل أسبوع لنحصل على درجات إجمالية في الشهر.

على سبيل المثال:

• يوم الأحد ، الدرجة الإجمالية لجميع مهام اليوم = 50
• يوم الإثنين = 60.
• يوم الثلاثاء= 80.
• يوم الأربعاء= 100.
• يوم الخميس= 40

مجموع هذا الأسبوع: 50+60+80+100+40= 330 إجمالي درجات الموظف في هذا الأسبوع.

فنفترض حصل الموظف في:

• الأسبوع الأول على 330 درجة.
• الأسبوع الثاني على 400 درجة.
• الأسبوع الثالث على 500 درجة.
• الأسبوع الرابع على 270 درجة.

إجمالي الشهر : 330+400+500+270= 1500 إجمالي درجات الشهر.

طريقة أخرى غير الدرجات تمسى “مؤشر الإنتاجية”:

عدد المهام المنفذة في الوقت المناسب والجودة المناسبة ÷ إجمالي عدد المهام الموكله إليه

مثال: موظف وكل إليه عدد 1000 مهمة في شهر يناير تم تنفيذ في الوقت المناسب والجودة المطلوبة عدد 750 مهمة .

الإنتاجية = 750÷ 1000= 75%.

أهمية تطبيق هذا النموذج:

1- يتعلم الموظف كيف يخطط لمهامه المستقبلية ويكون لديه تصور واضح ما الذي سيفعله كل أسبوع.

2- يتعلم الموظف كيفية إدارة الوقت وذلك عن طريق مراقبة الوقت بشكل مستمر لتنفيذ المهام الموكله إليه في الوقت المحدد.

3- يقضى على تسويف الأعمال من قبل الموظف ويتم تنفيذ المهام المكلف بها أولا بأول.

4- يتعلم الموظف أن العبرة بجودة المخرج وليس العبرة بتنفيذ المهمة فقط، ففي حالة كانت الجودة صفر ستكون تنيجة الدرجة الإجمالية صفر.

5- تخفيض معدل غياب الفرد في المؤسسة  فيوم الغياب يعني إجمالي درجات صفر.

6- تعتبر أساس  قياسي لتقييم أداء العاملين  فلا أحد يستطيع أن يشكك أو يعترض على النتائج، فيظهر لك بوضوح العاملين المتميزين  والعاملين الغير أكفاء الذين يحتاجون إلى تدريب لرفع كفاءتهم .

7- تعتبر أساس لإعداد نظام حوافز عادلة إما بناء على إجمالي درجات الشهر   أو مؤشر الإنتاجية ونسميه ” موظف الشهر” أو حافز الموظف المثالي” .

8- عن طريق هذا النموذج يمكن عمل نظام يسمي (موسوعة الرقم القياسي) وهو عبارة عن :

تسجيل اسم الموظف الذي حصل على أعلى درجة شهرية في تاريخ الشركة  فيخصص لائحة يكتب عليها ” صاحب الرقم القياسي في تنفيذ المهام” ويستمر اسمه مكتوباً إلى أن يأتي موظف آخر يكسر هذا الرقم.

على سبيل المثال: 

قام موظف يدعى مازن بتحقيق 1500 درجة في الشهر وهذا يعتبر رقم قياسي لم يسبقه أحد من الموظفين في تاريخ الشركة يظل اسمه مكتوبا إلى أن يأتي حد يكسر هذا الرقم.

9- زيادة روح التحدى بين زملاء العمل للحصول على أعلى الدرجات من خلال : 

1- قبول مزيد من المهام .

2- السعى على قبول المهام الثقيلة لأن وزنها أكبر.

3- تنفيذ المهام في الوقت المحدد .

4- تحقيق أعلى جودة لمهمة.

المعادلة بسيطة :

مهام كثيرة +مهام ثقيلة وصعبة + تنفيذ المهام في الوقت اللازم + تحقيق أعلى جودة= الموظف المثالي والمتميز.

 

 

ولتحميل النموذج ———مؤشر الأداء القياسي للمهام