الشهر: جوان 2016

 

مفهوم تطبيق الإستراتيجيات

تحويل الخطة الإستراتيجية إلى فعل  Action Plan  ووضع الإستراتيجيات موضع التنفيذ.

ولتنفيذ الخطة الإستراتيجية للمؤسسة لابد من الإجابة على أربعة أسئلة : What – How- Who- When

الجدول التالي هو نموذج لخطة عمل تجيب على هذه الأسئلة… لتحميل الملف ِاضعظ هنا 

تتطلب عرض الشرائح هذه للجافا سكريبت.

بإعداد هذا الجدول (Action Plan ) نستطيع أن نتمكن من التعرف على مسئوليات ومهام كل إدارة في المؤسسة والوقت اللازم لتنفيذ كل مهمة وذلك من أجل الوصول إلى الهدف الإستراتيجي للمؤسسة.

فعلى سبيل المثال : إدارة الموارد البشرية  مسئولة في هذه المرحلة عن :

1. تعيين خمس أفراد من رجال الببع في شهر يناير 2016.
2. تعيين خمس أفراد آخرين من رجال البيع في شهر 6/2016.
3. إعداد خطة الموارد البشرية اللازمة لتشغيل خط الإنتاج الجديد شهر 8/2016.
4. تعيين العمالة اللازمة لتشغيل خط الإنتاج الجديد حتي نهاية شهر 9/2016.
5. استقطاب وإختيار مدير البحوث والتطويرفي موعد أقصاه 9/2016.

ويمكن عن طريق النموذج السابق أن ننشأ جدول خاص لكل إدارة لتسهيل عملية الرقابة والمتابعة.

صور تطبيق الإستراتيجيات

• تحديد الأهداف السنوية – النصف سنوية – الربع سنوية – الشهرية- اليومية.
• وضع أو تعديل الهيكل التنطيمي .
• استحداث أو الغاء إدارات أو أقسام أو وظائف .
• تعيين أو إقالة مديري الإدارات.
• تعيين أو تقليل العمالة.
• تدريب وتطوير العاملين.
• إعداد سياسات وإجراءات للموارد البشرية .(التعيين –التقييم – الرواتب والأجور…الخ)
• إعداد سياسات والإجراءات الخاصة بكل إدارة (سياسة وإجراءات المشتريات الداخلية والخارجية).
• إعداد الموزنات المالية.
• إعداد الخطط التنفيذية الخاصة بكل إدارة (مبيعات- إنتاج- موارد بشرية – مالية..الخ).
• توزيع الموارد.

 

مراحل تطبيق الإستراتيجيات

 

وسوف نتكلم بمشيئة الله تعالي عن أخر مرحلة في التخطيط الإستراتيجي وهي الرقابة الإسترتيجية.

وكيفية إعداد المؤشرات الأداء القياسية KPI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

تكلمنا في المقالة السابقة على تحليل البيئة الدخلية من تحديد عناصر القوة والضعف من حيث :

1- نقاط القوة والضعف على مستوى فكرة المشروع نفسه . لقراءة المقالة من هنا..……………………………

سوف نتكلم اليوم بمشيئة الله تعالي عن :

الخطوات العملية لمعرفة نقاط القوة والضعف على مستوى الإدارات بالمؤسسة.

تعريف عام أي جانب يدعم ويساعد المؤسسة للوصول إلى أهدافها نعتبره نقط قوة داخل الإدارة .

وبالعكس أي جانب يعوق أو يوقف تقدم المؤسسة اتجاه هدفها يعتبر نقطة ضعف داخل الإدارة.

مثال تطبيقي:

قررت شركة أن يكون هدفها الرئيسي General Goal  هو إرضاء العميل وزيادة ولائه.

الأهداف الفرعية: حسن استقبال وضيافة العميل , المصداقية مع العميل , تقديم منتج ذو جودة عالية, السعر العادل, سرعة الاستجابة للعميل, تقديم تسهيلات في السداد , عمل سياسة الإسترجاع…… الخ.

نظر رئيس مجلس الإدارة إلى الأهداف الفرعية ولاحظ الآتي:

*يتميز رجال المبيعات بمهارة اتصال عالية وحسن تعامل مع العملاء —————نقطة قوة في:

• إدارة الموارد البشرية في التعيين والتدريب
• أو في إدارة التسويق والمبيعات في التنظيم والمراقبة.

*عدم جودة المواد الخام الذي تسببت في إنتاج كثيرمن المنتجات المعيبة وزادت نسبة المرتجعات ———

نقطة ضعف في:

• إدارة الجودة والمشتريات
• أو في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة لشراء مواد خام عالية الجودة.

*جودة المنتج التام منخفضة ———–قد تعني نقطة ضعف في::

•  إدارة الإنتاج في عدم الرقابة الجيدة على عملية الإنتاج.
•  إدارة الموارد البشرية في عدم إنشاء نظام تقييم وإدارة الأداء وعمل نظام التدريب اللازم للكوارد البشرية لرفع كفاءة الأفراد ومن ثم جودة المنتج.
• أو نقطة ضعف في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة الكافية في شراء ماكينات حديثة وإحلالها مكان الماكينات القديمة .

*تلف أوإهدار كلأ من المواد الخام والمنتج نقطة ضعف في: 

• إدارة المخازن في المحافظة عليهم في مكان آمن.

*البطئ الشديد في الإستجابة للعملاء نقطة ضعف في:

•  إدارة الإمداد Supply Chain

*إرتفاع سعر المنتج تعنينقطة ضعف في جميع الإدارات فيما يتعلق بــ:

* زيادة تكلفة العاملين إما مرتبات عالية أعلى من السوق أو زيادة القوى العاملة عن المطلوب نقطة ضعف في:

•  إدارة الموارد البشرية في عدم وضع نظام لإدارة الرواتب والأجور وفي عدم التخطيط للموارد البشرية.
• زيادة تكلفة المواد الخام———– نقطة ضعف في إدارة المشتريات.

*طول العملية الإنتاجية مما يؤدي إلى زيادة التكلفة …………. نقطة ضعف في:

• إدارة الإنتاج.

كيفية تحديد نقاط الضعف داخل مشروعك ومعرفة الإدارات المسئولة عن ذلك ؟

1- تحديد هدف استراتيجي Strategic Goal——— إرضاء العملاء وزيادة ولائهم.

2- تحديد الأهداف الفرعية Objectives  حسن معاملة العملاء, السعر العادل , الجودة المتميزة , تسهيلات في السداد, المصداقية, سرعة الإستجابة للعملاء……………..الخ

3- تحديد نقاط الضعف : الأهداف الفرعية تمثل نقاط قوة داخل المنشأة وعكسها تمثل نقاط ضعف مثل:

السعر المرتفع , الجودة الردئية , عدم وجود تسهيلات بخلاف المنافسين, عدم وجود مصداقية ….الخ

4- من المسئول من الإدارات عن كل نقطة من نقاط الضعف.

5- ما هو نطاق المسئولية ؟

مثال توضيحي:

نقطة ضعف: سعر مرتفع —— تعوق الوصول إلى الهدف الإستراتيجي (إرضاء العميل) .

المسئول : إدارة الموارد البشرية

نطاق المسئولية: عدم وضع نظام لإدارة الرواتب وعدم التخطيط للموارد البشرية مما أدي إلى زيادة الرواتب وتعيين عمالة زائدة ——–قاد ذلك كله إلى زيادة تكلفة القوى العاملة بالمؤسسة ومن ثم زيادة سعر المنتج.

وقد يكون المسئول عن نقطة الضعف عدة إدارات وليست إدارة واحدة فلابد حينئذ من تحديد نطاق مسئولية كل إدارة عن نقطة الضعف هذه.

كيف تحول نقاط الضعف إلى قوة وتحافظ وتدعم نقاط قوتك في كل إدارة ؟

هذا ما سنعرفه في المقالة القادمة بإذن الله.

تحدثنا في المقالة السابقة عن أهمية التخطيط الإستراتيجي للمنظمة …..لقراءة المقالة الأولى من هنا….أهمية التخطيط الإستراتيجي للمنظمة..

سوف نتحدث اليوم بمشيئة الله تعالي عن أول مرحلة لصناعة الهدف الإستراتيجي وهي

”  SWOT Analysis“تحليل البيئة.

تحليل البيئة هي معرفة ودراسة البيئة المحيطة للمنظمة سواء كانت داخلية أوخارجية.

فهي ليست غاية في حد ذاتها ولكن وسيلة للوصول إلى صياغة أهدف إستراتيجية سليمة في المستقبل.

كتحليل الدم : فإن فصل ودراسة عناصره الأساسية تعتبر وسيلة للتشخيص السليم ووضع خطط العلاج المستقبلية للمريض.

ولذلك دعنا نتكلم عن :

• دارسة العناصر الأساسية للتحليل البيئي.
• التشخيص :تحديد عناصرSWOT الخاصة بالمؤسسة .
• وضع خطط العلاج: أي وضع الأهداف اللازمة لمرحلة صياغة الإستراتيجيات .

مرحلة دارسة العناصر الأساسية للتحليل البيئي

داخلية Internal	خارجية External
Strengthsمناطق القوة	Opportunities الفرص
Weaknessesمناطق الضعف	Threats التهديدات

تحليل البيئة الداخلية:

• مناطق القوة (Strengths) :

تمثل أى جانب يدعم ويزيد أرباح المنظمة ويمثل ميزة تنافسية بحيث يتيح للمؤسسة من زيادة حصتها السوقية واكتساب ولاء  ورضا أكبر للعملاء>

• مناطق الضعف (Weaknesses):

يمثل أي جانب يؤثر على أرباح المنظمة بالسلب ويؤثر على بقائها وتوسعها في السوق.

التشخيص: أين توجد عناصر القوة والضعف داخل المنشأة ؟

1- على مستوى فكرة تأسيس المشروع         

 2-على مستوى الإدارات بالمؤسسة.

• على مستوى فكرة تأسيس المشروع أي السبب الأساسي في وجود مشروعك وهو ما تقدمه من منتج أو خدمة كمنشأة تأسست على فكرة تقديم خدمة مبتكرة لا يوجد من يقدمها تعتبر بذلك عنصر قوة أو تقدم منتج يوجد آلآف المنافسين يعتبر ذلك نقطة ضعف .

مثال حالة عملية واقعية 1 : شركة كانت تعمل في مجال التبريد منذ عشرون سنة وتم تصنيع ثلاجات وفريزرات العرض لسوبر الماركت الكبيرة والصغيرة  وليست للإستخدام المنزلي ولم يكن هناك منافس في ذلك الوقت ففتح لها التعامل مع كبرى الشركات العالمية لتوريد ثلاجات العرض فحققت أرباح هائلة فتح لها باب توسع حتى أنشأت مصنعين .——————(فكرة المشروع وعدم وجود منافس نقطة قوة).

مثال حالة عملية واقعية 2:

قامت مؤسسة مهر للتطبيق السحابي بتقديم خدمة فريدة من نوعها في الوطن العربي بتقديم برامج لإدارة الرواتب عن طريق السحاب يوفر لأي مؤسسة الوقت والجهد والمال يمثل ذلك نقطة قوة لها.

(فكرة مشروع فريد مبتكر في الوطن العربي نقطة قوة )

قبل  البدء في أي مشروع ابحث عن نقطة قوة أو معني أدق ميزة تنافسية لك بفكرة المشروع نفسه وذلك عن طريق :

• تقديم منتج مبتكر . (اللي سبق أكل النبق)
• تقديم منتج ولا يوجد منافس.
• تقديم منتج له قليل من المنافسين والطلب يتزايد عليه يوما بعد يوم.
• تقديم منتج أوخدمة بسعر أقل من المنافسين بجودة مقبولة. (Samsung)
• تقديم منتج بجودة أعلى من المنافسين حتى لو بسعر أعلى منهم (I Phone).
• تقدم تسهيلات في الدفع لا يقدمها المنافسون.
• سرعة الإستجابة للعميل :المنافس يقدم الخدمة بعد طلبها بشهر ولكن أنت سوف تقدمها بعد الطلب بأسبوع.
• قرب المؤسسة من المستهلك مثال : أردت أن أقوم بعمل تصميم وبرمجة أحد المواقع وتم مراسلة شركة وقامت بالإتصال بي وتكلمنا في كافة التفاصيل ولكن حينما قال لي أنه في 6 أكتوبر لم أذهب له حتى الآن لإتمام الصفقة و ذلك بسبب بعد المكان .
• تقديم خدمة ما بعد البيع والمنافسون لا يقدمون ذلك أو يقدموها بجودة أقل.

الميزة التنافسية )نقاط القوة( تكمن في : الإبتكار ,  الجودة , السعر ,الإستجابة للعميل, التفرد, قرب مؤسستك أو منافذ البيع من المستهلك…..الخ.

فإن العناصر السابقة تمثل في حد ذاتها أهداف استراتيجية تختار المؤسسة ما يناسبها ثم تعمل على تحقيقها بإنشاء خططتها التشغيلية والتسويقية والمالية والبشرية.

فإن عدم وجود ميزة تنافسية (نقاط قوة) تمثل بذلك نقطة ضعف في المنشأة ينتج عن ذلك إما خسارة المؤسسة وتلاشيها في السوق بشكل سريع كظهور البرق واختفائه أو نموها بشكل بطئ جدا.

ومن أمثلة نقاط الضعف على مستوى فكرة تأسيس المشروع :

1- تقديم خدمة أو منتج عادي بوجود منافسين قدامى.

2- أسعارك عالية جدا.

3- جودتك ردئية حتى لو سعرك أقل من المنافسين .

4- تقديم منتج وليس عليه طلب في السوق أو طلب ضعيف.

5- منتجك لا يتميز بشئ مقابل ما يقدمه المنافسون أي أنت والمنافسون في الميزان متساون.

6- منتجك يحتاج إلى خدمة ما بعد البيع ولا توفر ذلك.

7- البطئ في استجابتك للعميل .

8- اختيارك لشريحة من العملاء تمثل فئة قليلة من حصة السوق.

---

وسوف نتكلم إن شاء الله في المقالة القادمة عن:

•  الخطوات العملية لمعرفة نقاط القوة والضعف على مستوى الإدارات بالمؤسسة.
•   وكيف تحول نقاط الضعف إلى قوة وتحافظ وتدعم نقاط قوتك في كل إدارة ؟
• وماهي الفرص وكيفية استغلالها ؟
• وماهي التهديدات التي تحيط بمؤسستك وكيف تحول التهديدات إلى فرص؟

كثير من الشركات لا تهتم بوضع هدف استرايجي للمنظمة ويشغلها المهام الإدارية والتشغيلية اليومية عن التفكير للحظة للإجابة عن سؤال واحد فقط” إلى أين نحن ذاهبون؟” بالرغم من الإجابة عن هذا السؤال قد يعني الكثير للمنشأة منها:

• تحديد الهدف طويل المدى للمنشأة .
• تحديد أهداف كل إدارة لتحقيق الهدف الاستراتيجي للمنشأة.
• قيام كل قسم بعمل خطة تشغيلية لتحقق هدف الإدارة التابعة لها ومن ثم هدف الإستراتيجي للمنشأة.
• تحديد وقت والجهد والميزانية المطلوبة لأجل الوصول للهدف الاستراتيجي.
• ضمان بقائها على خريطة المنافسة في المستقبل.

عدم تحديد هدف للمنشأة تفقد بذلك كثير من الوقت والجهد والمال في العملية التشغيلة لأن المنشأة تدير المهام التشغيل اليومية من غير أساس ترتكز عليه .

ماذا لو قمنا ببناء بيت من غير أساس ونسينا ذلك وقمنا ببناء باقي طوابق البيت …………….انهيار البيت لا محالاة وضياع كل الوقت والجهد والمال.

فأساس المنشأة : هو التخطيط الاستراتيجي (وضع هدف عام لا يقل عن ثلاث سنوات)

فالنفترض أن منشأة تقوم بإنتاج عبوات بلاستيك وقام مدير الانتاج بتصنيع عدد 3000 عبوة يومية بناء على خطة التشغيل المعتمدة من الإدار العليا ثم قامت بالتالي إدار التسويق ببيع العبوات المصنوعة وقامت إد ارة الموارد البشرية بتوافير العمالة اللازمة لتصنيع وبيع تلك العبوات.

في ظل انشغال الإدارة العليا بخطة الإنتاج والتسويق اليومية والمشاكل الخاصة بالأفراد والماكينات تغافلت عن النظر للإمام والمشلكة تنحصر في:

• لا يوجد أساس (هدف اتسراتيجي)  للمنشأة تبني عليه  خطتها التسويقية  والتشغيلية  ومن ثم المالية والبشرية.
• لا يوجد أساس ترتكز عليه عملية تقييم الأداء وإدارته فبذلك لا تؤدي المنشأة أحد أهم وظائف الإدارة وهي عملية الرقابة = تحلليل الفجوة بين المخطط والأداء الفعلي ثم تصحيح الانحرافات.

قد يسأل سائل ماذا لو كانت الشركة السابقة تحقق أرباحا كبيرة في ظل خطتها التشغيلية السابقة وذلك من غير ما تحدد أي هدف استراتيجي لها؟

أقول: ذلك لا يضمن لها التوسع وحتى لو تم لا يضمن لها إدارة التوسع بشكل فعال ويقودها إلى إنهيار المنشأة بشكل مفزع.

كبناء بيت على ثلاثة طوابق ثم تم التوسع في بناء خمس طوابق أخرى وأساس البيت يتحمل ثلاثة طوابق فقط  ———–النتيجة انهيار البناء بشكل سريع ومفزع.

هل لديك الكوادر البشرية المؤهلة لمرحلة التوسع ؟ هل لديك القدرة المالية الكافية لمرحلة التوسع؟ وغيرها من الآسئلة التي تؤكد ضمان وجود أساس قوي يتحمل مرحلة التوسع وكل ذلك لن يحدث إلا بالتخطيط الإستراتيجي.

إن عدم وجود تخطيط استراتيجي لا يضمن للمنشأة البقاء واستمرار الأرباح في ظل منافسة قوية وظهورمنافسين في أي لحظة ودخول الشركات الدولية في السوق المحلي وفي ظل تقلبات اقتصادية محيطة قد تهدها في أي لحظة .

“إذا لم تخطط فقد خططت للفشل “

كما قلت سابقاَ أن التخطيط الاستراتيجي يوفر الوقت والجهد والمال الذي يضمن بذلك  تقديم منتج بسعر منافس وبجودة عالية وتحقيق الهدف بسرعة قبل أن يسبقك أحد وتكون على استعداد لأي منافسة أو أي حالة ركود اقتصادي.

وسوف نتناول في المقالات القادمة بمشيئة الله تعالي مراحل التخطيط الإستراتيجي:

• كيفية عمل  “ SWOT Analysis”تحليل البيئة؟

• كيف نضع هدف استراتيجي للمنشأة (صياغة الاستراتيجيات)؟

• كيف نحول الهدف الاستراتيجي إلى خطوات تنفيذية تشغيلية Action planعلى مستوى

            قطاع—- إدارة —قسم —وظائف (تطبيق التخطيط الاستراتيجي)؟

• كيف نضع معايير لتقيم الأداء KPI” “ (الرقابة  الاستراتيجية) .